Quando pensamos em produtividade, pensamos em atalhos. Como terminar a tarefa gastando o menor esforço e tempo possíveis, basicamente. Enquanto aperfeiçoamos lentamente o reconhecimento de voz, a melhor solução para inserir texto num computador ainda é “2 mãos e um teclado”. Portanto, para produzir mais à frente de um computador, frequentemente surge a inevitável questão:

Como posso escrever mais depressa?

Claro que conhecer o teclado ajuda e utilizar as 2 mãos e mais dedos do que apenas o indicador trarão enormes resultados nos testes de WPM (ou words per minute). Mas ainda assim, quando se chega a 100 WPM ou mais, é apenas normal virarmo-nos para outras ferramentas para acelerar a nossa produtividade junto ao teclado.

Este não será um post em que partilho técnicas para mexer os dedos mais rapidamente que a própria sombra ou falo sobre a postura correcta em frente ao computador – isso não é o que um life hacker faz. Vamos tomar consciência do esforço que realizamos e perceber como o optimizar – entender tarefas rotineiras e repetitivas e, a partir delas, descobrir como podemos produzir mais texto com menor esforço.

É aqui que surgem os Text Expanders.

Text Expansion: O que é?

Text expansion é basicamente qualquer acto de digitar um texto que rapidamente se expande em algo: uma espécie de clipboard sempre pronto a ser chamado quando escrevemos a palavra-chave. No fundo, é dizer ao computador “se eu escrever isto, altera-me por aquilo“.

Se quisermos escrever o nosso email, por exemplo, podemos apenas digitar _em e o programa rapidamente substituirá essa entrada por oteuemail@empresa.com.

Não sabemos o nosso NIB de cor? Não há problema. Podemos ensinar o programa a substituir algo como NIB pelos 21 dígitos da conta bancária, em vez de recorrer à caderneta ou ao *homebanking.

Estas são apenas 2 aplicações muito simples que se podem dar a um programa de text expansion. Claro que com um pouco de criatividade se podem obter resultados bem mais interessantes, especialmente para aliviar aquela tarefas rotineiras e aborrecidas de vários instantes de copy/paste. Mas já lá vamos…

Funções adicionais

Os programas de text expansion evoluíram bastante e hoje em dia são capazes de muito mais do que apenas substituir texto. Cada software terá funções distintas, mas 3 funcionalidades parecem reunir maior consenso: a correcção automática de texto, a sincronização e as macros.

Correcção automática de texto

À semelhança de editores de texto mais elaborados, alguns Text Expanders também podem corrigir a ortografia de erros mais comuns de qualquer idioma. Esta função de spell check nem sempre é desejada, mas é muitas vezes benvinda e podemos até configurá-la a nosso gosto, adicionando ou removendo quaisquer sugestões do programa.

A grande vantagem é que as correcções acontecerão em qualquer programa, como o Notepad ou o browser, desde que a aplicação esteja a correr no background.

Macros

Por vezes, não é só uma questão de inserir texto – também desejamos que o computador execute determinadas acções, como carregar na tecla Tab ou End, ou inserir a data ou hora automaticamente.

Os Macros permitem isso mesmo: após a introdução da acção desejada, os Macros podem ser corridos e facilitar em muito o preenchimento daqueles campos maçadores de dados pessoais, por exemplo. Não são propriamente fáceis de configurar à primeira vista, mas podem salvar horas preciosas mais tarde.

Sincronização

Hoje em dia utilizamos cada vez mais aparelhos para trabalhar: tablets, smartphones, Macs e PCs. A sincronização, por exemplo via Dropbox, facilita o trabalhador que muda frequentemente de computador mas que deseja ter os seus triggers de texto sempre à mão.

As apps

Seja para Mac, seja para PC, existem várias opções de text expansion. Aqui, vou-me cingir às duas que utilizo: o PhraseExpress para PC e o TextExpander para Mac.

Existem bastantes outras, onde destaco para PC o Texter e o Breevy e, para Mac, o aText e o TypeIt4Me. Os preços variam e as funções também, mas o básico todas entregam conforme esperado.

PhraseExpress (Windows)

Este programa é provavelmente a melhor solução para Windows, tanto pelo enorme conjunto de funcionalidades como pelo facto de ser grátis para uso pessoal.

Ao início, em Windows utilizava o minimalista Texter, desenvolvido pelo “Lifehacker” Adam Pash mas rapidamente entendi que precisaria de um programa mais avançado. Foi aí que instalei o PhraseExpress.

O interface é o esperado de um programa deste género.

Este programa procura ser mais que apenas algo que substitui texto por outro texto e, no geral, faz um excelente trabalho. Não só corrige a ortografia automaticamente em 7 línguas como com o tempo procura prever o texto e completar a frase automaticamente (basta, para tal premirmos a tecla Tab).

Esta app tem ainda outras funções mais ninja, como gravar as últimas entradas que fizemos copy/paste, armazenar outros tipo de informação (como imagens) e importar uma série de frases através de um ficheiro CSV. Suporta macros e até faz cálculos à medida que vamos escrevendo.

TextExpander (Mac)

Esta app é consideravelmente cara ($35) e apesar de ser excelente no que faz, provavelmente uma compra mais racional seria investir $5 no aText. No entanto, como obtive o TextExpander numa bundle de software para Mac, o preço não teve efeito na minha decisão.

Como seria de esperar, este programa é bastante similar ao PhraseExpress. Também suporta macros e também verifica a ortografia para Inglês, Francês e Alemão. A forma de gravar texto é intuitiva e similar à do PhraseExpress, suportando pastas. A última actualização também permite sincronização via Dropbox, que curiosamente o PhraseExpress reconhece automaticamente.

Olhando para as 2, o PhraseExpress aparenta ser mais completo e intuitivo. No entanto, utilizo as 2 diariamente e não sinto que uma seja consideravelmente superior à outra.

O melhor? Podemos utilizar as 2, em cada plataforma, que a sincronização por Dropbox vai garantir que temos sempre os mesmos excertos de texto connosco.

Algumas utilizações criativas

Dou por mim a utilizar cada vez mais as funcionalidades de text expansion, à medida que faço um esforço mais consciente em lembrar-me que ele está instalado no computador – este é muitas vezes o grande desafio!

Aqui ficam alguns exemplos.

#1: E-mails

Muitas vezes podemos optimizar a nossa comunicação por e-mail com este tipo de software. Se nos apercebermos que estamos constantemente a responder às mesmas questões de clientes, por exemplo, fará sentido criar uma espécie de respostas a FAQ (Frequently Asked Questions) com entradas no programa.

O Gmail tem uma função no Labs de “Canned Responses”, onde podes inserir uma mensagem predefinida no corpo de cada e-mail, mas outras apps podem não ter essa funcionalidade.

É aqui que entra o teu text expander: podes configurá-lo para substituir (olá por algo como:

Bom dia,
Muito obrigado pelo seu contacto. 
Relativamente, à sua questão, 

Cumprimentos,
Empresa

Este tipo de raciocínio também pode ser útil para pessoas que estejam a criar as suas cartas de apresentação num e-mail, para uma entrevista de trabalho, ou para bloggers que queiram divulgar o seu mais recente post pela comunidade de blogs relacionados.

#2: Código

A introdução de excertos de código é outra utilidade que podemos dar aos Text Expanders. Por exemplo, se quisermos inserir uma imagem com link em HTML num post, podemos simplesmente escrever #img para que o resultado final inserido seja:

<a href=""><img src="" alt="" width="" height="" border="0"></a>

#3: Fórmulas Excel

Esta é uma das minhas aplicações favoritas. Quantas vezes não vos aconteceu perderem largos minutos a escrever uma fórmula (ou simplesmente a pensar nela) quando podiam ter as vossas fórmulas preferidas guardadas no PhraseExpress?

No meu trabalho, para as minhas campanhas de E-mail via Mailchimp, é frequente ter de exportar os contactos do CRM para Email. Para maior personalização na mensagem, gosto de separar o primeiro nome do último, pelo que recorro a uma fórmula de Excel para isso.

No entanto, para a activar, escrevo apenas getfirstname, que gera o seguinte resultado:

=LEFT(A1,FIND(" ",A1,1)-1)

Sendo depois apenas uma questão de trocar o “A1” pela célula em questão.

Similarmente, ao digitar getlastname obtenho o apelido.

=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(" ",A1,1))

#4: Sliced Images no Photoshop

Se estivermos repetidamente a cortar as mesmas imagens no Photoshop, torna-se maçador preencher todos os campos à mão. Aqui, podemos utilizar um Text Expander que suporte macros (como o TextExpander para Mac) para apenas escrever algo como _fb e preencher automaticamente o quadro em baixo:

#5: Auxiliar de memória

Se formos criativos, não há limites para a forma como um programa destes nos poderá ajudar. Podemos alterar uma password que não decoramos por algo como pass1 ou um número de telefone por mãetlf. Assim, escusamos de abrir uma aplicação como o Evernote ou Google Keep para aceder às notas e fazer copy/paste.

Conclusão

Muito tempo se pode poupar se nos dermos ao trabalho de personalizar devidamente estes programas. Muitas vezes, a barreira é sobretudo psicológica – lembrar-nos que eles lá estão, no system tray, prontos a ser utilizados. No mínimo, podem ser utilizados como uma melhor ferramenta de copy/paste ou de ortografia, mas com alguma criatividade sem dúvida que se podem poupar imensas horas à frente do computador.