6 Ferramentas para Colaboração Online

Ferramentas para Colaboração Online

6 Ferramentas para Colaboração Online

6 Ferramentas para Colaboração Online 620 350 Bruno Brito

Trabalhar à distância está na moda. Longe vão os tempos em que precisávamos de nos encontrar com alguém para escrever um artigo, compor uma música, acabar um trabalho para a escola ou até começar um negócio.

O mundo está a ficar cheio de nómadas, que saltitam de país em país com o seu Macbook Pro na mochila. Tudo o que precisam é de um portátil (às vezes até um smartphone basta) e de uma ligação à internet (que facilmente encontram num café ou numa biblioteca), e estão prontos a trabalhar. A localização já não é uma questão para muitos empregos online.

A independência geográfica é altamente valorizada por muitos trabalhadores. Sem surpresa, algumas empresas já começam a ter uma grande parte da sua equipa a trabalhar de forma distribuída, como a Automattic (responsável pelo WordPress), Treehouse, Github ou a já mencionada Buffer.

Apesar de estar actualmente na Suíça, tenho conseguido trabalhar normalmente nos vários projectos em que estou inserido, com pessoas da Europa ou da América do Norte.

Para além da questão da independência, existem outras vantagens, como as competências que se desenvolvem ao conviver com outras culturas. Aprendemos a comunicar de forma mais clara quando apenas temos um e-mail ou um chat para transmitir a nossa ideia e a gerir melhor o nosso tempo quando existem grandes diferenças no fuso horário.

Pelo caminho, conhecemos algumas ferramentas que nos podem facilitar as tarefas. Hoje vou apresentar aquelas com que trabalho diariamente – algumas bem populares, outras nem tanto.

Existem inúmeras ferramentas com funcionalidades semelhantes a estas – mas nem todas prevalecem. E quando as escolhemos, também temos de ter em conta o preço, a adopção do mercado (não vale a pena utilizar ferramentas que mais ninguém quererá usar) e a compatibilidade.

Por esse motivo, a grande maioria destas apps é 100% grátis (as outras têm um custo realmente baixo), são conhecidas pela maioria das pessoas que trabalham remotamente e têm versões para PC, Mac, Android e iOS.

Vamos conhecê-las!

6 Ferramentas para Colaboração Online

#1: Google Suite (Gmail, Docs e Hangouts)

O conjunto de aplicações da Google dispensa apresentações e vai muito para além de um substituto do Microsoft Office.

A Suite da Google

Gostemos do e-mail ou não, é uma ferramenta absolutamente indispensável ainda nos dias que correm para trabalhar online. Para além da Google ter revolucionado o email quando introduziu o Gmail, com o seu agrupamento de mensagens relacionadas e a sua pesquisa super rápida, deu-nos também razões para abrir o Word e o Excel menos vezes, com o Google Docs.

Com uma combinação de Docs, Sheets e Slides, acabamos por ter uma boa alternativa ao Office, mesmo apesar de muita gente considerar o Zoho Docs superior.

Essas 3 apps permitem colaboração, dando-nos até a possibilidade de estabelecer permissões: podemos adicionar um utilizador para editar o documento, apenas comentar ou apenas visualizar.

As opções de colaboração do Google Docs

Mais recentemente, surgiu o Hangouts – com possibilidade de chat e chamadas de vídeo com mais 9 colegas, o Hangouts impressiona por também incluir funcionalidades mais avançadas, como a partilha do ecrã ou até a possibilidade de controlarmos remotamente o ecrã de outro utilizador.

#2: Dropbox

Outro produto revolucionário e já amplamente conhecido é o Dropbox. O Dropbox garante que tudo fica sincronizado nos nossos vários computadores.

O Dropbox tornou-se tão essencial que é embaraçoso recordar os tempos em que tínhamos de transferir os ficheiros para uma pen USB ou enviar um e-mail para nós próprios para mover os nossos ficheiros de uma máquina para outra.

O Dropbox

Mas não é só isso que o Dropbox possibilita actualmente. Ao permitir a partilha de pastas, o Dropbox torna-se o companheiro ideal para arrastar todo um projecto para lá, para colaboração. Sempre que existir uma modificação ao ficheiro, o Dropbox sincronizará e rapidamente teremos a versão mais recente de cada documento.

"Share a folder" no Dropbox

Outra característica pouco divulgada (mas muito útil) é o facto de podermos recuperar versões antigas de documentos, para o caso de preferirmos voltar atrás na nossa decisão (ou para resolver um erro de um colega).

Dropbox "Older Versions

O Dropbox também torna fácil a partilha de ficheiros com clientes e pessoas que nem sequer têm a aplicação, visto que podemos criar um link para partilha com facilidade. Ainda assim (e como o Dropbox “só” nos dá 2 GB de origem), para esse efeito prefiro o WeTransfer, que permite a partilha de ficheiros de até 2 GB.

Por fim, o grande trunfo do Dropbox (e o que o separa do Google Drive e todos os outros) é a enorme integração que tem com outros serviços. Todo o tipo de aplicações suporta o Dropbox – exemplos são os já mencionados PhraseExpress e TextExpander, o Wunderlist e as ferramentas de colaboração Asana e Trello.

#3: LastPass

O LastPass já teve direito a um artigo de destaque, mas algo que vale a pena realçar é a sua capacidade de permitir a partilha de palavras-passe.

É frustrante estar à procura dos e-mails dos nossos colegas com os acessos do FTP, das redes sociais ou do WordPress para trabalhar. Pior é ainda ficar à espera deles, porque o acesso nunca nos foi dado. Podemos evitar esse problema com o LastPass.

Para activar esta opção, só temos de aceder à nossa LastPass Vault e clicar em Manage Shared Folders. Depois, basta criar uma pasta e todos os acessos criados ou arrastados para esta pasta ficarão disponíveis para os restantes membros da equipa.

O "Family Folder" do LastPass

Podemos bloquear o acesso à palavra-passe, ou impedir que a alterem, se quisermos ter maior controlo sobre as nossas contas.

Existe uma ressalva: esta funcionalidade faz parte do plano Premium do LastPass, que tem o custo de $12 anuais, e só nos deixará gerir uma pasta (para mais teremos de passar para o plano Enterprise). Ainda assim, é um valor incrivelmente baixo para o que esta excelente ferramenta permite.

#4: Slack

O primeiro grande desconhecido desta lista é o Slack, uma aplicação recente que tem uma grande ambição: acabar com o e-mail.

O Slack procura ser um all-in-one para comunicação de equipas e a verdade é que nos projectos em que o utilizo, os e-mails caíram drasticamente.

Existem várias ferramentas deste género, como o popular HipChat, mas o Slack parece-me ser aquele com maior potencial.

O ecrã principal do Slack

Depois de adicionar os membros da equipa, podemos dividir as conversas por canais para falar sobre assuntos específicos (por exemplo, #newsletters #blog #design), onde todos se podem juntar, ou criar grupos privados para determinados departamentos. Podemos também falar em privado (one-on-one), claro.

Uma grande vantagem do Slack é a excelente pesquisa, onde rapidamente podemos ver conversas em que fomos mencionados, ficheiros partilhados (com filtro para alguns tipos de ficheiro, como PDFs ou imagens) ou posts.

Também é muito fácil partilhar e visualizar links – ficando com a preview do ficheiro se se tratar de um JPG/PNG ou algo do YouTube ou do SoundCloud, por exemplo.

Embed de um link do SoundCloud no Slack

Podemos rapidamente despejar qualquer ficheiro na caixa de diálogo, criar um postem Markdown – ou um snippet (útil para programadores) e importar algo, por exemplo, do Dropbox.

Opções de posts no Slack

Para além do Dropbox, o Slack já tem dezenas de integrações com outros serviços, como o Google Drive, o GitHub, o MailChimp ou o Twitter.

#5: Skype

O Skype surge sem surpresa nesta lista. Quem não conhece este ecrã?

Ecrã de login do Skype

Não vale a pena remar contra a maré: vamos acabar por utilizar o Skype e nenhuma lista ficaria completa sem esta app.

Apesar do Hangouts permitir a maior parte das funcionalidades do Skype (incluindo a partilha de ecrã), a verdade é que esta aplicação está lá desde o início e, por esse motivo, uma boa parte dos utilizadores ainda prefere recorrer a esta ferramenta para conversas de texto, áudio e vídeo.

#6: Splice

Este programa é dirigido aos amantes da música. O Splice é uma espécie de Dropbox, integrado com as principais Digital Audio Workstations (Fruity Loops, Ableton Live e Logic Pro X) para artistas partilharem os seus projectos.

Para um adepto da produção musical como eu, esta app é já indispensável – não só para colaborações como também para aprender, visto que nos dá a possibilidade de espreitar os projectos de outros artistas.

E trago esta ferramenta para a lista especialmente por esse motivo: este tipo de abertura e transparência certamente contribuirá para muita gente crescer e aprender, tendo o luxo de poder analisar ao microscópio as obras dos profissionais e evoluir na sua própria arte.

Com o Splice, rapidamente estamos a trabalhar num projecto novo, pegando em partes de outra pessoa e remisturando-as ao nosso gosto.

Um dos pontos de interesse do Splice é o DNA Player, que é fantástico. Ao permitir a inserção de comentários (semelhante ao SoundCloud), eventuais clientes poderão indicar as secções onde desejam alterações, por exemplo.

Um projecto no DNA Player do Splice

Outro pormenor que aprecio é o facto do Splice analisar os projectos e ver que plug-ins são utilizados. Na secção com o mesmo nome, até podemos ver quais são os plug-ins mais populares dos restantes utilizadores.

O Splice é apenas um exemplo de uma app com um uso já bem específico. Estou certo que outras aplicações, como a Creative Cloud da Adobe, estarão à altura para outros mercados!

Fotografia:

Se quiser entrar em contacto comigo, pode enviar-me um e-mail para [email protected] ou preencher o formulário abaixo.

NOTA: Todos os campos são de preenchimento obrigatório.

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